こんにちは。ベースポイントのさだです。
日本マイクロソフト株式会社は、「ワークライフチョイス(WLC) チャレンジ2019夏」の内容と、同プロジェクトを8月より実施すると発表しました。このプロジェクトの中で会議のやり方についても記載があったので、今日は取り上げさせていただきました。
日本マイクロソフトの会議のルール
画像引用：日本マイクロソフト、「会議は基本30分で5名以下」や「社内メールではなくチャットに」を全社員に通達 | PCWatch
Teamsとはマイクロソフトが提供しているコミュニケーションチャットツールです。チャットワークやSlackのマイクロソフト版ですね。ここにも記載されている通り
- 会議時間：30分以内
- 会議人数：5人まで
- コミュニケーション：チャットツールの徹底活用
この3つを会議や社内コミュニケーションの時は意識すべきということです。
取り組みの目的は「時間の使い方改革」
今回、マイクロソフトが行うこのプロジェクトの狙いは、社員の時間の使い方を変えることが目的です。そして、多くの時間が費やされている「社内会議」や「メール」などの社内コミュニケーションにメスを入れたと言うことです。
会議時間の短縮は、元々会議時間は60分という習慣が根付いていたとのこと。Microsoftグローバルの平均と比べ30分間の会議が約半分しかないというところからヒントを得て、30分会議を増やしていく方向での取り組みです。
もう1つ会議人数は、グローバル平均よりも11%参加者が多いと言う結果からきているとのこと。この理由には、日本の会議の特徴として下記があげられるとのこと。
- 3階層(本部長/マネージャー/現場社員など)で出席
- チームの同僚・メンバーが複数人で出席
よく言われる発言しない社員の参加を、元々の人数を減らすことで解決できると言うことです。
仮に1日3回会議があり、参加者を各会議で2人減らすことができ、30分ルールを適用したとすると
会議時間：60分→30分（マイナス30分）×5人分（マイナス150分）
会議人数：60分×2人分（マイナス120分）
1回の会議で合計270分、つまり3時間半の時間捻出に成功することになりました。これが3回全てとなれば、10.5時間違うことができると言うことです。
社員が多い会社ほど、このインパクトは非常に大きいですね。
会議のあり方、やり方は時間の使い方に直結することを改めて教えてくれたマイクロソフトの事例でした。
