こんにちは。ベースポイントのさだです。

「会議の削減／短縮に関する読者調査」が2017年に実施されていました。会議の実態を生々しくレポートしてくれているこの調査結果から、これからの会議のあり方を考えていきたいと思います。

会議への不満の多くは「長い」「多い」

こちらが調査結果です。会議に対する不満として上がっているものはこちら。

画像引用：会議の削減／短縮に関する読者調査 | TechTarget

内容をまとめるとこのようになります。

会議が長い：69.1%
会議が多い：54.5%
スケジュール調整が難しい：50.1%
会議前に資料共有ができない：45.5%
フィシリテートする人がいない30.4%
不必要な出席者が多い：26.8%
紙の資料が増え、管理が煩雑：23%
就労時間外に設定される：16.3%
会議出席のための出張・移動が負担：14.8%

この結果からわかる会議の問題点は

• 会議の時間が長い
• 会議の回数が多い
• 参加人数が多いために運用が難しい

というのが会議の主要な問題点ですね。ご自身が参加されている会議はいかがですか？同じ課題や問題点を感じますか？

会議をよくするために取り組んだこと

画像引用：会議の削減／短縮に関する読者調査 | TechTarget

会議の改善に取り組んだこととして多くが「会議ルールの見直し」です。これはお金をかけずにやり方を見直せるので非常に良い方法ですね。会議は得てして、昔のやり方を永遠続けてしまいがちなので、定期的に運用ルールを見直すことは今会議に満足している会社・人たちも必要な取り組みです。

また強制的に会議の回数や時間を縛ってしまう方法もあります。グーグルの会議は30分がデフォルトになっていることは有名な話です。会議＝1時間という考えが日本のビジネスの現場では持たれがちですが、最初から前提を変えてしまえば、それだけで効率化されることも多々あります。

他にも議事録を会議中に取ることをOKにしたり、参加人数を制限してしまうなど、会議の前提を見直すことで会議の質を上げることにも貢献します。

会議の当たり前を見直そう

仕事をしていると毎日のように会議があり、毎週定例で何かしらのミーティングがあるのが、ビジネスパーソンの常です。しかし、当たり前・ルーティンだからと言って、何も考えずに参加していると、会議を行なっていると貴重な時間を浪費するという悲劇を自ら招いてしまうことになります。会議に参加する人数が多くなればなるほど、この影響は大きいです。

会社のためにも、自分のためにも、質の高い会議を目指しましょう