こんにちは。ベースポイントのさだです。

突然ですが、貴社のペーパーレス化は進んでいますか？

「やっぱり紙が良い」
「紙で保存しておいた方がなんとなく安心」

という方は意外とまだまだ多くいるのも事実です。

ペーパーレス化は進んでいる

日本製紙連合会の「2017（平成29年）紙・板紙内需試算報告」を見ると、ペーパーレス化は着実に進んでいることは事実です。年々紙の使用量は減っています。

最近では営業でも紙ではなくタブレットを使っての提案を目にする機会も多く、紙への依存はどんどん減ってきている印象は、個人的にも感じているところです。

ペーパーレス化は個人でというよりも組織でやるべきこと

ペーパーレス化は個人ではなかなか進みが遅いというのは事実です。今まで紙を使って仕事をしてきた人が突然PCだけで頭を整理したり、アイデアを考えたり、資料をチェックしたりというのはやりづらさが先立ってしまい、なかなか集中できないからです。

そのために組織でペーパーレス化に取り組むことが大事なのです。野村総合研究所グループでは、10年間で紙の車内使用量を4割削減されたそうです。これも個人に依存した方針ではなく、組織として制度を作り、取り組みを徹底したからこその成果といえるでしょう。

ペーパーレス化は個人レベルでも取り組むべきこと

ただ、だからといって、組織が取り組まないから個人はやらなくて良いというわけではありません。

そもそもペーパーレス化の目的は「環境保全」や「コスト削減」「業務効率の改善」といった個人的にも恩恵のあることです。特に業務効率の改善の側面で見れば、紙を探す時間を減らしたり、印刷する時間を無くしたりすることで、自分にとっても直接的に影響のあることでもあります。

ちょっと自分の机を見てみてください。机の中に使っていない書類が溢れていませんか？机の上に書類や資料が山積みになっていませんか？こういった状況で効率的に仕事ができるわけがありません。

ペーパーレス化は意識づけよりもルール決めが重要

ペーパーレス化を個人でも実施する際、いきなり全て紙ではなく、電子化・PCでの作業化というのは難しいでしょう。当然、そこまでやる必要はありません。大切なことは、自分なりに紙ではなくても良い時をしっかりと決めて、マイルールを徹底することが大事なのです。なんとなく紙でやっていたことを、PCで完結させる。まずはそこから取り組んでみてはいかがでしょうか。

ペーパーレス化は個人にとっても、会社にとっても、地球にとっても優しい取り組みです。まずはできる範囲から始めてみませんか？