こんにちは。ベースポイントのさだです。

あなたが参加している会議ではこんな人はいませんか？

• ・寝ている人
• ・参加するふりをして、メールを返したり、資料を作ったりしている人
• ・携帯ゲームをやっている人
• ・落書きをしている人
• ・ぼーっと外を眺めている人

こういう人がいる会議は要注意です。その人自身もそうですが、会議自体が成り立っていない可能性もあります。というのも、私が最初にいた会社では、こんなことは日常茶飯事。会議も全社員が参加で、拠点も全国だったので、テレビ会議越しでは、作業している人ばかりだったと思います。

そんな会議なら、むしろやらずに作業に集中した方がよっぽどマシです。なぜ、そんな盛り上がらない会議になってしまうのか。それは、参加者が盛り上がるような参加の仕方をしていないからです。

そこで、今回は良い会議にするために、参加者がやるべきアクションを整理しました。

相槌

まずは相槌です。ちゃんと話を聞きなさい、と言っても、集中力が切れたら聞く気になりません。そうではなく、ちゃんとリアクションすることを徹底させてみてください。そうするだけで、話し手が話しやすくるなることはもちろん、参加者も自然と話を聞くようになります。

聞くように注意するのではなく、聞くためのアクションをまずは指示することです。

拍手

次にちゃんと話を聞いた後、発表などであれば、拍手で話をしてくれた人を讃えましょう。これは、話し手のためもありますが、自分が話したり、他の人が話したりするときに話しやすい空気を作るのに貢献します。

否定をしない

話すことの一番の怖さは、否定されることです。また、否定する方は、否定することが楽しくなってしまっているというケースも多々あります。しかし、否定されてばかりの姿を見てしまえば、話す気持ちをなくしてしまうのです。

なので、否定をするのではなく、意見に対してよりよくするためにどうするかをしっかりと考えることが大切です。

順番で話させない

話す順番が決まっていると、順番が来るまで話を聞くモチベーションや話すモチベーションが湧かないことが多々あります。イレギュラーで突然刺されるなど、ある程度の緊張感は必要不可欠です。話を聞いていない人がいる、というのは、刺される事がない・意見が求められることがないという悪い安心感が、会議への参加意欲を奪っていくのです。

会議の参加してもらうためには、まずは自分から

会議は1人でやるもの、作るものではなく、参加者全員で作っていくものです。その上で良い会議にでたいと思うのであれば、まずは自分自身が会議への参加姿勢を変えるところから始めましょう。大人数の時ほど、大数に隠れることができてしまうので、適当になりがちです。しかし、そういった人が集まってしまえば、やはり良い会議になることはありませんよね。

まずは自分から変えていくことが、良い会議にしていく第一歩です。