こんにちは！ベースポイントのサダです。

夏真っ盛り、いかがお過ごしですか？梅雨も明けて、カラッといきたいものですが、じめっとした会議はまだまだ多いです。最近では、会議時間は20分までという会社があったり、会議ではなく立ちMTGを導入したり、色々と会議のやり方に工夫をしている、強制的な仕掛けを持っている会社も増えてきました。

ところで、良い会議ってそもそも何なのでしょうか。私が考えている良い会議は、『アウトプットがある』ということです。そこで、良い会議から生まれるアウトプットについて、今日はまとめてみたいと思います。

意見が多方面から出る

1人しか発言しない、上役しか話していない会議というのはよくあります。しかし、これでは会議とは言えませんよね。講演会です。会議はしっかりと意見を出し合う場でなければいけません。話さない人が多数いる会議は、そもそも会議の目的がずれてしまっています。

反対意見が出る

意見がでることと合わせて、みんながYesマンでも意味がありません。決まっているものに対して、Yesを言いにくる、多数決で手をあげにくるだけの会議もまた意味がありません。

結論が出る

人は集まって意見はでるけど、結論が先伸ばしの会議も多いですね。会議は結論を出して、次のアクションを決めなければいけません。しっかりと答えを出して、会議が終わったら動き出しましょう。

次のアクションが決まる

答えが出ました終わり、ではなく、次の会議までに何をやるかもしっかりと決めましょう。会議ではその場は好転しません。会議を終えて、ネクストアクションを実行するから成果が変わるのです。

責任者・担当者が決まる

動けない、動かない理由の１つに、担当者不在・責任者不在の問題があります。こうなってしまうと、結局次の会議に何も進展しておらず、責任のなすりつけが行われます。また、担当者もとりあえず若手に押し付けるでは意味がありません。専門分野や業務のキャパシティなどを考えて、適切に決めましょう。そうでなければまた動き出せなくなります。

納期が決まる

やることが決まり、担当者も決まったけど、納期が決まっておらず、人によっていつまでにやるのかがバラバラというのも考えものです。やると決めたら、いつまでにどこまでやるのかをしっかりと決めておきましょう。そこまでやらなければ、組織は動かないものです。

振り返る方法を決めておく

その場の思いつきでフィードバックをされてしまっては、長期的な目線で考えた時に本当に正しい方向に導けるのか怪しくなってしまいます。そこで、ただやるだけでなく振り返りの方法も決めておくことで、しっかりと進捗を取ることが可能になります。

まとめ

良い会議のアウトプットを考えてみました。逆にこういったアウトプットが出ない会議は、ダメな会議どころか、会議そのものをやらない方が良いと思います。あなたが参加している会議はどうですか？是非振り返ってみてください。