こんにちは。ベースポイントのサダです。

私は1000人規模の大企業にいたことがあります。その時に感じた会議の違和感を今日はお伝えさせてください。

とにかく人数が多い

毎週月曜日の朝、7時からの会議。この会議に全国にテレビ会議をつなぎ、参加人数は100人弱の会議をやっていました。社員数の1割も参加する会議です。当然ですが、発言しない人の方が多いです。そして、会議の後半は社長の独壇場になります。（さらに余談ですが、そのあと全社員に対しての社長のありがたいお言葉をいただく時間が朝礼であります）

残念なことにそのような会議なので、内職（他の作業）をしている社員も多いですし、月曜日の朝からなので居眠りしている人もたくさんいました。

また、会議を開くときも、「とりあえず○○さんも呼んどいて」というような感じで、参加する意味があるかを考えずに、いた方がよいという理由で会議に呼んでしまうことも多いです。

会議内容ではなく、時間ありきで会議をする

60分の会議時間があったら、なぜか60分をフルに使おうとするのです。早く終わったから終わりではなく、「時間が残っているのでついでに」という感じで、議題をあえて増やしたり、なぜかプレゼンが始まってしまったりしました。

プレゼンのためだけのMTG後即シュレッダーされる資料

会議のためだけに20枚以上の作りこんでいる人たちも多くいました。その資料を作るのに、何分時間を使ったんだ、というぐらいの熱量です。そして、会議資料が多いと頑張っているという風潮がある会社でした。

上役がアジェンダを無視する

アジェンダ通り進行していたにも関わらず、突然話したいことを見つけたのか、自分のペースでアジェンダ無視で話をするというケースも散見されました。当然ながら、その結果、延長もしくは会議は追加開催となることも多々。決めるべきことが決めきれずに話をして終わりという会議では、なんのためにやっているのか、という感じになりますよね。

とりあえず会議

本当に会議をするまでの議題かどうかを考えずに、困ったら会議という風潮があるのも特徴です。欧米では、立ち会議のように短いMTGは一般的ですが、日本の会議は形式を重んじすぎる傾向があります。

挨拶が会議の大半

外部の関係者との会議や打ち合わせで起こるパターンです。日本の営業マンは「アイスブレイク」を過度に心配しがちです。その結果、アイスブレイクや挨拶に打ち合わせ・会議の大半を使ってしまい、本題は「またメールします」というような営業マンが結構います。

せっかく対面で話をしているにも関わらず、このようなやりとりになってしまっては、無駄が多いと言わざるをえません。

日本の会議の違和感まとめ

会議や打ち合わせは、日本式の会議では無駄が多いのも事実のように感じます。しかし、こういったやりとりから生まれる関係性の構築や新しいアイデアがあることもまた事実です。

会議はやはり目的や糸をしっかりと持って望むことが何よりも大切と改めて感じた次第です。