こんにちは！BasePointです。

だいぶ暑くなってきましたね。汗かきの私には非常に厳しい季節となりました。そんなときは、冷たいコーヒーを飲みながら、ブログを書いております。笑
さて、以前書かせてもらっていた効率的な会議の進め方ややり方について、今回は違った切り口から考えていきたいと思います。

本気で会議を効率化したいと思った時に必要な問い

最も効率的な会議の運営方法とは、何だと思いますか？答えが１つあります。それは、『会議をやらないこと』です。会議は情報共有や意思決定、相談など、様々な目的で行われます。しかし、最も効率的な会議はやらないことなのです。

つまり、大事な問いは『その会議、いらなくないですか？』です。

最近では、できるだけ会議時間を減らそうとするIT系の企業も増えています。
また、こんな記事も出ておりました。

実業家マーク・キューバンは、生産性についてのアドバイスを求められたときに、こう即答している。「小切手を書いているのでなければ、決して会議には応じるな」。

会議とは、悪名高い暇つぶしだ。スタートが遅れるのは珍しくないし、必要のない人まで参加を求められる。そのうえ、とりとめのない議論を繰り替えしながら、延々と続く。会議は、可能な限り避けた方がいい。自分で会議を開くのも少なくしよう。もしやらなければいけない会議があれば、短くて要点を押さえたものにしよう。

引用：大富豪やオリンピック選手、大成功した人には14の習慣があった

会議は自分がわかっていることであれば、何度も聞いたり説明したりしなければいけないケースも増えます。さらに、会議中は何も作業は進みません。しかし、実際にビジネスを成功させるには行動を起こすしかないのです。そう考えると、会議だけに時間を使うのはもったいないかもしれません。また、意外と移動時間なども効果的です。

会議を効果的に使う方法のアイデア

１）ランチMTGなど、何かのついでに会議を行う

最近、ランチMTGが行う人が増えているようです。「会議のため」だけに時間を使うのではなく、他の事と合わせて会議の時間を作っているのです。以前、私がいた会社では、重要なことは喫煙所で決まっていました（上層部が皆喫煙家だったため）。実際、こういったことも起こっているのです。会議室にみんなで集まって、わざわざ時間を作らなくても良いのかもしれません。

２）オンラインなどでMTGを行う

会議を行うには、その前後で準備や移動が発生します。そういった会議の前後の時間をなくす工夫です。オンラインであれば、移動の時間は省けますね。

３）MTGや会議以外で定期的に情報共有する

会議があると思うと、情報共有が遅れてリアルタイムで情報が知れなかったりすることが起こります。そういったロスを防ぐためには、会議の有無問わず、情報共有する機会を日常に作っておくことが大切です。こういった日頃の習慣が会議がなくても問題がない職場を作るのです。

まとめ

この会議は本当に必要なのか、なんのためにやるのか。惰性になりがちが会議をしっかりと定義し、目的のために使えれば、仕事もその質もどんどん高まっていくはずです。