こんにちは。BPです。

Basepointにお越しいただくお客様には、会議やミーティングでご利用いただくお客様がたくさんいます。

日々たくさんの会議がとり行われていますが、私もサラリーマン時代１週間で最高14個の会議に参加していた時期があります。仕事をしているというよりも、会議に出るために出社している、という感覚でした。苦笑

そこで、今回は良い会議・悪い会議の例をご紹介したいと思います。

良い会議は前に進む

まず、そもそも良い会議は全体的に”前”に進みます。話も気持ちも雰囲気も。

時間通りに始まり、時間通りに終わる

良い会議は時間をしっかりと意識して進みます。定刻に集まり、定刻に終わる、当たり前ですが、この当たり前が意外とできていない会議が多いのです。時間の遅れは、会議の質を下げます。

目的が明確

この会議で何をするのか、が明確なのが良い会議の特徴です。話が行ったり来たりせず、迷子にならず、ちゃんと全員が、「何故私が今ここにいるのか？」を理解しているのです。

結論が出る

とりあえず集まったけど、何も答えが出なかった。そんな経験はありませんか？集まった目的が明確であれば、こんなことは怒らないのですが、ちゃんと集まった結果を残しましょう。

人数は必要最小限

やたらと会議に人がいる、という会社は結構多いものです。私の会社では最高30名でした。全社員でもなく、この中途半端な人数は、ただ話を聞いているだけの人も結構いました。結果、その場にいるだけの人が多いのです。

意見が出る

会議に参加する＝役割を果たす、ことが大切です。その場にいるのであれば、是非自分の意見を出しましょう！

 

逆に悪い会議は進まない

一方で悪い会議は、人が集まったのにも関わらず、時間だけが過ぎていきます。

寝ている・別の作業をしている

悪い会議は、参加目的が曖昧だったり、必要性をメンバーが感じていなかったりするので、会議に集中できていないメンバーが多いことが特徴です。

議事録がない。あっても、よくわからない

何の話をしているかもわからず、会議自体がふんわり進みます。結果、議事録を取る緊張感もなく、また話自体も抽象的なので、議事録があってもよくわからない、という事件が発生します。

特定の人が永遠話している

良い会議は参加人数が必要最小限です。悪い会議は、話す人が最小限です。「私、この会議いる？」と思っている人がいることでしょう。

過去の話ばかりしている

良い会議は前に進みます。悪い会議は、過去の話ばかりなのです。検証ばかりで、改善策や次どうするかが議題にあがってこないのです。

まとめ

いかがでしょうか。あなたの会議はどうなっていますか？

会議って、定例でやっているものは特に、「なんで集まっているのか？」がわからなくなってしまいがちです。ちゃんとした会議を行うためには、スタートとゴールが大切なのです。スタートは、事前情報の共有です。ゴールは、この会議で何をするのか、を明確にすることが大切なのです。

会議はお金がかかっていないような錯覚が起こりがちですが、時間というコストを支払って行われているのです。30人が1時間の会議に出る、ということは、30時間を使っているの同義です。

せっかく掛けたコストをしっかりと成果に変えるために、是非良い会議を行いましょう！