新宿貸し会議室・ノマドカフェBASEPOINTのささだです。

梅雨にも突入して、汗かきの私をだいぶ苦しめる季節となりました。毎日、私は汗だくになりながら頑張っております。笑 ただ、梅雨だからこその楽しみもやはりあって、私の家の近くの公園では、紫陽花が綺麗に咲いております。

さて、今回は付箋を使った会議の話です。

あなたは会議で、付箋を使って会議をしたことがありますか?実は、今この付箋を使った会議が注目を改めてされ始めています。100円ショップにいくと、付箋がこんなに種類があるのか、と驚くぐらいあります。そして、この付箋を非常に上手く使っているのが、日産の「V-up」と呼ばれる会議です。この会議が生まれた背景には、カルロス・ゴーン社長が無駄をなくし、効率化・合理化を図った時に生まれたものです。リストラや経営改革ばかりに目が行きがちですが、ゴーン氏が会社に入った時に、「会議のやり方」も改革を起こしているのは、あまり知られていないところです。しかし、それだけ日本式の会議は無駄が多くなりがち、ということも示しているように思えます。

 

では、その会議どのように行われているのかというと、準備するものは3つ。「付箋」「模造紙」「カメラ」

方法も簡単で、テーマに対して、参加者は付箋に自分のアイデアや意見を書き、模造紙に貼る。視覚的に自分の意見や周りの意見を”見る”ことができるので、同じ意見や対立する意見なども一目でわかります。さらに、意見をまとめるタイミングでは、カメラで撮影し、記録します。この写真が実は”議事録”の代わりになるのです。

 

この方法では、会議の無駄を2つ省いていることがわかります。

1つは、説明の無駄。

会議が長くなる理由の一つに、発表者の説明の長さがありますが、この方法だと、聞かずともみればわかるので解決されるのです。

もう1つが、議事録の無駄。

ホワイトボードや提案書などに書いてあるのに、わざわざ同じことを議事録にまとめている会議が多いのが、事実です。しかも、意外と誰も見ていない、、、見てもわかってもらえない。。。(ということが私は多々ありました。泣)しかし、これは会議そのもの動きが議事録になるので、わざわざ新しく資料を作らなくて良いというメリットがあります。

 

付箋を使うこと=視覚を使うことができる、というのが、会議の無駄をなくす1つの方法というわけです。是非、あなたの会議でも活用してみてください。実は当店でも先週から付箋とマジックを無料でお貸しする取り組みを始めました。是非、付箋会議はBASEPOINTでも実施してください。

 

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