おはようございます。ベースポイントです。

会議を行うにあたって、どうしてもやらなければいけないことの１つに、会議資料の作成があります。私も新人の頃、先輩から来週の会議用の資料まとめておいて、という仕事を多々やっていました。この仕事の難しくもあり、良いところが、会議参加者全員が、その資料に目を通すということです。全員が見る資料なので、私の力量も知れてしまいます。良ければ次の仕事が、ダメなら悪いレッテルが貼られてしまうという、今思えば大事な仕事でした。

ということで、今日は良い会議資料と悪い会議資料は何が違うのか、をまとめていきたいと思います。

会議資料の違い①見やすさ

まず会議資料を見たときの第一印象を決めてしまう項目です。どんなに作り込まれていても、「見にくい」という気持ちを持たれてしまうと、その資料の内容は相手にとって半減です。なぜなら、読み手の読む気を奪ってしまうからです。見やすい会議資料にするためには、できるだけ余計なものを入れないということがポイントです。

文字数を減らす

余計な情報を減らす方法の１つが、文字数をできるだけ減らすということです。会議資料は読み物ではありません。限られた時間で内容を整理し、理解しなければいけない、そんな状況を助ける資料です。つまり、論文のように長々と書かれた文章は、そもそも会議には不適切なのです。

箇条書きにしたり、番号をつけたりすることで、ポイントを絞って伝える工夫が大切です。

装飾を減らす

意外と多くの新人がやってしまうのが、凝った装飾をすることです。お伝えした通り、会議資料は内容を理解してもらうことが大切です。アニメーションや画像などの、あってもなくても良いものは最低限にまとめましょう。

ただ、勘違いしてはいけないのは、社内資料と社外資料で装飾の使い方は異なるということです。社外では。前知識もあなたの商材への理解も乏しいケースがあります。そのようなときは、まず興味を持ってもらうために、画像を使ったり、アニメーションを使ったりして、興味換気することも必要なのです。

しかし、社内の会議資料であれば、ちゃんと話を聞いてくれる前提で話を進められます。そのような場で、過度な装飾は必要ないのです。むしろ、そんな装飾に凝ってる時間があるなら、他の仕事をしろ！と怒られます（体験談）

全体の概要が先にわかっている

相手の話が耳に入ってこない、理解が出来ない原因の１つが、今回の話の全体の概要がわかっていないケースが多いです。そこでオススメは、目次やアジェンダを入れることで、今日は何の話をするのか、を事前に伝えておく、ということです。

強弱をつける

プレゼンや発表で駄目なケースで多いのが、強弱のない発表・プレゼンです。一番伝えたいことは何か、今話しているのは補足情報なのか、ここがわからないと、結局頭に残らない会議となってしまいます。

そして、これは会議資料でも同じです。文章に強弱がなく、ただ情報が羅列されているだけだと、どこを見ればよいのかが相手にはわかりません。

目的を明確にする

これも意外と多いケースです。「何のための資料なのか」がわからない資料です。こういった資料は、会議が終わると、ほとんどがもう２度と見られない資料となります。

何を伝えたいのか、何をしてほしいのかを意識して、狙った目的に準じているのかを常に意識して、会議資料を作りましょう。

また、若手がよく勘違いしてしまうことが、作ることが目的担ってしまうケースです。「良い資料を作ろう」「かっこいい資料にしよう」、これは典型的な失敗パターンです。会議の目的を達成することが、会議資料の存在意義です。会議では「意思決定」「意識・情報共有」などの目的が必ずあります。この実現のためのツールが会議資料なのです。

あなたが作る会議資料の目的は何ですか？

この問に答えられた上で、会議資料を作っていけば、間違いはありません。逆に答えられないのに、とりあえず会議資料を作ってしまうのは、非常に危険ということです。

あなたが作る会議資料の目的は何ですか？

是非、考えてみてから、資料を作ってくださいね。