新宿貸し会議室・ノマドカフェBASEPOINTのささだです。
ミーティングや会議について、お伝えさせていただいております。今回、好評につき第２段です！

前回は、Facebookから学ぶ、会議・ミーティングの意味で、Facebookの創設者マーク・ザッカーバーグから会議やミーティングの意味を考えました。今回はある調査から、会議・ミーティングの実態を知ろうと思います。

1. 94%の人はムダな会議があると感じている
2. 会議の目的は「決める」「伝える」「広げる」「深める」「上げる」
3. 会議の終わりをイメージしよう
4. 自分が何をするべきかを考えよう
5. 快適な空間でムダにならない会議を

 

94％の人はムダな会議があると感じている

いきなりですが、あなたはミーティングや会議って、何のために行ないますか？また、その目的を実現するための会議・ミーティングはできていますか？

あなたは、仕事ではミーティングや会議は付き物。ない、と言う方はほとんどいないと思います。しかし、ミーティングや会議に何度も参加していると、目的を見失ってしまう人がいるのも事実。

実際、こんな結果も出ています。

その理由はこんな感じ。

抜粋：会議のムダをどの程度感じますか？ | リクナビNEXT

こうなってしまうのは、会議の目的を見失ってしまうからです。私の知人の会社では２,３ヶ月に一度、会議合宿を開いているそうです。しかも、そのメンバーは不満どころか、毎回楽しみにしているそうです。

これは会議の目的を毎回、明確に持っているからと社長は話しておりました。

会議の目的は大きく５つ

「決める」「伝える」「広げる」「深める」「上げる」が会議の目的です。

・「決める」会議・ミーティング

これはイメージが付きやすいと思います。みんなで相談して、「やるやらない」の判断を下すことが目的です。

・「伝える」会議・ミーティング

進捗報告や現状の確認などを行なうものです。会議やミーティングは、一室に集まって、皆でやるイメージが強いですが、ちょっとした報告や相談もこの１つ。
方針を確かめ合いながら進めていくうえでもとても重要です。

・「広げる」会議・ミーティング

アイデアを引き出すことが目的です。ブレインストーミング（ブレスト）なども、この方法の１つです。

・「深める」会議・ミーティング

より良いものにするために、考えを深める会議・ミーティングです。ビジネスモデルや商材などについて、話し合うなどです。お酒を交えながら、ざっくばらんに行なうチームもいます。

・「上げる」会議・ミーティング

意志統一や所属意識を高めたり、やる気を上げたりするために行ないます。飲み会なども広い意味では、ここに当てはまります。しかし、参加者のことをちゃんと考えないと、逆にマイナスの結果に成りかねないので要注意です。

貴社の会議はいくらの価値が出ていますか？

無意味な会議は会議の終わりをイメージしよう

見ていただいたように、会議には様々な目的があります。しかし、定例で行なわれているものは惰性で、無目的になってしまいがちです。

ムダな会議になってしまう要因としては、

・本来の議題と逸れてしまった内容にウエイトが移ってしまう。結果ただ単に会議が長引いてしまう。
その会議の目的を意識しながら進めましょう。
進行役がいるとよりスムーズに進めることができます。

・発言の無い、または少ない会議になってしまっている。
これでは会議そのものが進んでいきません。あらかじめ決まっている議題に対して、自分の意見を用意しましょう。
まずはこれが参加する上での最低条件です。

・参加者同士で自分の意見を主張し合う会議になってしまっている。
否定をする・されるではなく、お互いの意見の最適解を探しましょう。

・そもそもの議題、会議の目的が明確でない。
定期的、形式的、といった理由で実施されるものであれば、参加者の意見も無く無駄な時間になり、他の作業や業務の圧迫となるだけです。

近年では、働き方改革による生産性向上のために、
”ハドルミーティング（Huddle Meeting）”や、”ショートミーティング”といった
より具体的な目的や情報を共有した上で行う、10分〜30分ほどの短時間の会議やミーティングが注目されていて、それを実施している企業も増えています。

働き方改革を真に実現するために必要なこと

やることに意味がある、という会議はありません。

会議は、ただ人が集まることではありません。何かを生み出さなければ意味がないのです。そのために、会議・ミーティングを始まる前に、終わったとき皆がどうなっているか、どうなることが最高かを想像してみましょう。そうすることで、会議に自分がどう関わるか、各自の役割は何かが見えてくるはずです。

自分が何をするべきかを考えよう

会議・ミーティングは、その場にいることに意味があるものではありません。その場に参加して、意見を出し、声をあげることで、初めて参加意義があります。黙ってうなずいているだけなら、あなたが参加する意味がありません。

また、会議やミーティングが終わってから、文句を言ったり批判したりする人がいます。これはお門違い。文句があるなら、会議・ミーティングで言う、決まったらあとはやり切る。これが鉄則です。

ミーティングや会議には、ぜひ目的をもって、積極的に参加しましょう！！そうすることで、あなたにとっても意味がある会議・ミーティングになるはずです。

快適な空間でムダにならない会議を

BASE POINTでは、目的・内容・グループごとの雰囲気に合った会議スペースをご用意しております。

【 ブース A・B・C 】は、パーテーションで区切られた開放感のある空間で、
現代らしいラフな会議にもぴったりなスペースです。
リーズナブルな価格で２〜６名ほどの会議やミーティングにご利用いただけます。

【会議室１】は、10名でも利用可能な BASEPOINT で一番大きなスペースです。
個室でより集中した会議をされたい方や、２面設置された大きなホワイトボード、プロジェクターを使って効率的なディスカッションを進めていただくことができます。

【会議室２】は、２〜５名ご利用可能な会議室です。
個室がいいけど、会議室１だと大きすぎる。という方におすすめです！
BASEPOINT 唯一のゆったりとしたソファのある会議室で、
リラックスして会議やミーティングをして頂くことができます。

すべての会議スペースに、電源・wi-fi・ホワイトボードが完備されており、
無料でモニターのお貸し出しも可能です。

快適な空間で、効率的な会議のためにもぜひ BASEPOINT をご利用ください！
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