オフィスで働く人の時間を奪う2つの要因がある。1つは会議、もう1つがメールだ

こんにちは。さだです。

いきなり失礼しました。この言葉は、メール10時間、会議23時間　大企業病の病巣を断て｜出世ナビ｜NIKKEI STYLEでベインのパートナー、ガートン氏が指摘していたコメントです。

出典：メール10時間、会議23時間　大企業病の病巣を断て｜出世ナビ｜NIKKEI STYLE

この記事では、多くのマネージャーが会議とメールで時間を奪われ、個人レベルの作業時間は13時間ないと書かれていました。さらに考える時間は毎年7%減少しているという調査も出ていました。

実際に私も新卒で入った会社は、マネージャーに昇進してから、会議は1週間で20時間を超え、メールは毎日200通以上届いていました。。

会議やメールが多い会社の5つの問題点

当たり前ですが、多すぎる会議やメールは仕事の効率を下げます。

作業が滞ってしまう

会議やメールが多すぎると、それらを裁くことが目的になってしまい、本来の自分のタスクが滞りがちです。私が以前いた会社は、土日に経費精算のために出社する社員が多数いました。

仕事をしたつもりになってしまう

個人的に大きな問題と感じているのがこれです。会議やメール処理は作業時間として多くの時間を奪っていきます。また話も前に進んでいるような感覚になってしまうので、実際は話が進んでいなくても、仕事をしたつもりになれてしまうのです。

現場不在の議論になりがち

会議が多い職場に多いのが、お客様や現場で仕事をしている人の声を無視したアイデアや意見が集まってしまうことです。「事件は会議室で起きてるんじゃない、現場で起きてるんだ」昔の映画の台詞ですが、本当にこのような言葉を言いたくなる職場は残念なことに多いものです。。

会議前後の時間も必要になり、さらに時間を奪う

会議が多すぎる会社は、それに伴って会議用資料を作ることにも時間と工数が取られています。会議が1週間に5本あったとすれば、5回資料を作らなければいけないという人もいます。しかし、会議資料からは何も生まれません。

考えることがなくなる

これだけ会議が多いと、自分で考える時間がなくなります。その結果、会議で意見を投げて考えるということが多くなり、自分自身の思考レベルが止まってしまう人がいます。

問題の対処法は個人では難しい

これらの問題解決は、個人レベルではなかなか難しいことも事実です。会社・事業部レベルの問題です。先ほど、会議やメールで仕事をしたつもりになってしまうとお話しましたが、これも風土がそうなってしまっていることもあります。

こうなってしまうと、自分が会議をサボったり、その間に他の作業をしていようものなら、上司・同僚から大ブーイング必至です。大切なことは自分だけよければという姿勢で向かうのではなく、メンバーや上司と相談しながらあるべき姿を模索することです。

意外と惰性でそうなってしまっている組織も多いものです。是非考えてみてください！