新宿貸し会議室・ノマドカフェBACEPOINTのささだです。
ミーティングや会議について、お伝えさせていただいております。今回、好評につき第2段です!

前回は、Facebookから学ぶ、会議・ミーティングの意味で、Facebookの創設者マーク・ザッカーバーグから会議やミーティングの意味を考えました。今回はある調査から、会議・ミーティングの実態を知ろうと思います。

94%の人はムダな会議があると感じている

いきなりですが、あなたはミーティングや会議って、何のために行ないますか?また、その目的を実現するための会議・ミーティングはできていますか?

あなたは、仕事ではミーティングや会議は付き物。ない、と言う方はほとんどいないと思います。しかし、ミーティングや会議に何度も参加していると、目的を見失ってしまう人がいるのも事実。

実際、こんな結果も出ています。

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その理由はこんな感じ。

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抜粋:会議のムダをどの程度感じますか? | リクナビNEXT

こうなってしまうのは、会議の目的を見失ってしまうからです。私の知人の会社では2,3ヶ月に一度、会議合宿を開いているそうです。しかも、そのメンバーは不満どころか、毎回楽しみにしているそうです。

これは会議の目的を毎回、明確に持っているからと社長は話しておりました。

会議の目的は大きく5つ

「決める」「伝える」「広げる」「深める」「上げる」が会議の目的です。

・「決める」会議・ミーティング

これはイメージが付きやすいと思います。みんなで相談して、「やるやらない」の判断を下すことが目的です。

・「伝える」会議・ミーティング

進捗報告や現状の確認などを行なうものです。会議やミーティングは、一室に集まって、皆でやるイメージが強いですが、ちょっとした報告や相談もこの1つです。

・「広げる」会議・ミーティング

アイデアを引き出すことが目的です。ブレインストーミング(ブレスト)なども、この方法の1つです。

・「深める」会議・ミーティング

より良いものにするために、考えを深める会議・ミーティングです。ビジネスモデルや商材などについて、話し合うなどです。お酒を交えながら、ざっくばらんに行なうチームもいます。

・「上げる」会議・ミーティング

意志統一や所属意識を高めたり、やる気を上げたりするために行ないます。飲み会なども広い意味では、ここに当てはまります。しかし、参加者のことをちゃんと考えないと、逆にマイナスの結果に成りかねないので要注意です。

無意味な会議は会議の終わりをイメージしよう

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見ていただいたように、会議には様々な目的があります。しかし、定例で行なわれているものは惰性で、無目的になってしまいがちです。

やることに意味がある、という会議はありません。目的を

会議は、ただ人が集まることではありません。何かを生み出さなければ意味がないのです。そのために、会議・ミーティングを始まる前に、終わったとき皆がどうなっているか、どうなることが最高かを想像してみましょう。そうすることで、会議に自分がどう関わるか、各自の役割は何かが見えてくるはずです。

自分が何をするべきかを考えよう

会議・ミーティングは、その場にいることに意味があるものではありません。その場に参加して、意見を出し、声をあげることで、初めて参加意義があります。黙ってうなずいているだけなら、あなたが参加する意味がありません。

また、会議やミーティングが終わってから、文句を言ったり批判したりする人がいます。これはお門違い。文句があるなら、会議・ミーティングで言う、決まったらあとはやり切る。これが鉄則です。

ミーティングや会議には、ぜひ目的をもって、積極的に参加しましょう!!そうすることで、あなたにとっても意味がある会議・ミーティングになるはずです。